Канбан – организирайте проектите си чрез него и спечелете време
Балансирането на няколко задачи или проекта едновременно (multitasking) е сред най-разпостранените умения, които се търсят и ценят от компаниите и организации по цял свят.
Според проучване на Университета в Охайо обаче, само 3% от хората се справят наистина добре с жонглирането между един проект и друг, а останали само се преструват и оставят повечето си проекти недовършени.
За момента са измислени множество системи и програми как да организираме ежедневието си както на работното място, така и у дома.
Eто и една от системите, която може да използвате, за да организирате живота си- тя е наречена Канбан и е измислена още през далечната 1940 г.
Методологията е създадена и използвана за първи път в производството на Toyota от Таичи Оно. Той определя два основополагащи стълба, на които методологията се крепи: методът just in time ( на време) и изпълнението на процесите, които се извършват в заводите по начини, които са по-близки до човека и по-интуитивни.
Какво представлява Kanban board
Канбан буквално означава “дъска от знаци”, създадена с идеята за по-стегнато производство или по-голяма организираност.
Канбанът представлява планова система, която подпомага разпределянето на задачи и поставянето на краен срок.
Самите карти, или знаци представляват ключов компонент, чрез който в миналото потребителите са давали сигнал, че даден продукт е готов да премине към следващата стъпка от производството.
Цветовете също са били от значение, така например жълтото е знак за скорошно изчерпване, а червеното за липсва на даден продукт. В съвремието тези цветове се свързват по-скоро с наближаването на краен срок- при жълт цвят и пресрочен- с цвят червен.
Естествено предаването на значение на всеки един цвят търпи промени според желанията на хората.
Канбан се базира на много проста идея.
Нова задача може да бъде започната едва, когато съществуващите до този момент са завършени или предадени към следващата стъпка от поточната линия.
Започването на нови задачи и оставянето на недовършени е често срещан синдром на съвремието, наречен – ефекта на Зайгарник.
Тя установява, че независимо от възраст или пол, по-голям процент от хората си спомнят по-добре незавършените задачи, отколкото завършените задачи. При серия от експерименти, в които Зейгарник и сътрудниците ѝ прекъсват на част от изследваните лица наполовина задачите, те установяват, че, когато са прекъснати и работата е останала недовършена, именно тогава те си спомнят най-добре каква е била прекъсната задача и с по-голяма честота. В другата група (където задачите не са прекъснати) се установява, че лицата трудно или изобщо не могат да си спомнят за изпълнените задачи.
Методиката на Канбан се прилага от фирми, които желаят да променят културата на организацията си и да насърчат усъвършенстването и безупречността.
В миналото се използва главно бяла дъска със стикери, но с напредването на технологиите все повече започва да се използва електронна стена.
До какво води методът Канбан:
Канбан изкарва наяве затрудненията и излишната работа, които неиумениемо оказват влияние в качеството и бързината на производството на всяка фирма.
Ранни проучвания показват, че Камбан променя изцяло мисленето на участващите и насърчава по-силно сътрудничество между въвлечените в процеса. Този процес подобрява комуникацията и разбирателството между отделите.
3 съвета за използване на Канбан
- Копирайте разумно.
Примерите за Канбан включват списъци създадени за специфични нужди и индустрии. Вашата Канбан таблица трябва да пасва както на развитието на екипа, така и на целите, които иска да постигне. Това помага да се открият и подобрят процесите по-ефективно. - Мислете извън кутията.
Ако си в сектора на предприемачите, но идеи от IT сектора ти харесват и са подходящи и за твоя екип- използвайте ги. - Започнете от основното. Без значение дали е вашият пръв или 100-тен борд, не забравяйте да проследите процеса, за да подобрите работата си.
Четири принципа на Канбан:
- Визуализация – създаване на визуален модел на работата ще услени самия процес. Направете визуален проект – с блокчета и листчета с различен цвят.
- Лимит на работата в прогрес – подпомога натрупването на прекалено много проекти в „процес на изпълнение“ и концентрира енергията и времето на изпълнителите само върху най-важните и спешни задачи;
- Фокусуране върху процеса – изпозването на лимита „прогрес на изпълнение“ и създаването на „полицейски отряд“ , който да следи процеса- може да оптимизирате работата си и да спестите време;
- Продължаване на развитието – веднъж щом Канбан процеса е създаден, продължете процеса на продобряване на самата система. Експериментите и анализите могат да доведат до още по-добри резултати за вас;
Нека разгледаме какво означават едни от основните “клучови думи” в масовите таблици на Канбан
- To Do ( да се направи)
Това са задачи, които са планирани да се свършат скоро, но не са на дневен ред.
Пример: Да кажем, че водим рекламна кампания за лепящи листчета, за момента изчакваме да публикуваме и да разпращаме материали с отстъпки за тях, докато не съберем нужната информация за нашите клиенти и от какво имат нужда те.
- Doing ( В процес на правене)
Задачата върху, която работя в момента. Не трябва да се свърши нищо повече от това, което се съдържа в тази колона. Броят на задачите в тази секция са ограничени, заради “лимит на работата в прогрес”. Ако се появи задача, която е по-важна в момента, тогава преместваме към секция “hold” ( задръж/ остави настрани за момента).
Пример: Събиране на информация за таргет групите, които биха имали интерес от лепящи листчета.
- Hold (задръж)
Частично изпълнени задачи, които в момента не са от голяма значимост за нашата крайна цел,
Пример: Събрали сме информация за една част от видовете листчета.
- DONE! (готово)
На 100% свършена задача.
Пример: Завършването на задачата ще бъде изпълнено, когато сме намерили подходящите таргети, подготвили сме рекламните материали и сме ги разпратили.
- The bottom of the board ( в края на таблицата)
Използва се най-често като легенда, но може да служи и за бележки.
Пример: Тук може да добавим допълнителни бележки за лепящите листчета, информация, която би ни била полезна, но за момента не сме намерили място за нея в Kanban таблицата ни.
Въпреки напредването на технологиите, все още голяма част от компанитие залагат на опростения вариант на създаване на Kanban Board- със самозалепващи листчета.
Нека направим план какво точно ни трябва
1. Различен тип самозалепващи листчета.
Те са много и различни, може да подберем и по-интересни, за да откроим дадени цели. Разгледайте вариантите на лепящи листчета тук. Изберете различен цвят според вашите предпочитания.
В случая ще изберем:
- Зелен цвят – за задачи, които са на двевен ред и трябва да се свършат в момента
- Жълт цвят- за задачи, които са на “hold”- недовършение, но за момента има по-важни задачи
- Червен цвят- за задачи, които са приключени
- Сини листчета- за забележки и допълнителна информация, която ни е необходима, тях ще слагаме в края на нашата Kanban таблица
Този вид таблица се използва най-често, когато е в ползва на един единствен човек.
Другият вариант, най-често използван сред фирмите, е избиране на определен цвят лепящи листчета за всеки член на екипа, за да няма объркване. Така всеки следи главно своите задачи, но знае какво се случва и в другия екип.
Какво друго ни е необходимо:
Добавяне на календар, или краен срок- така че всеки от екипите да е наясно с времето, което му е дадено за изпълнението на дадена задача.
Започването на нови задачи и оставянето на недовършени е често срещан синдром на съвремието, наречен – ефекта на Зайгарник.
Тя остановява, че независимо от възраст или пол, по-голям процент от хората си спомнят по-добре незавършените задачи, отколкото завършените задачи. При серия от експерименти, в които Зейгарник и сътрудниците ѝ прекъсват на част от изследваните лица наполовина задачите, те установяват, че, когато са прекъснати и работата е останала недовършена, именно тогава те си спомнят най-добре каква е била прекъсната задача и с по-голяма честота. В другата група (където задачите не са прекъснати) се установява, че лицата трудно или изобщо не могат да си спомнят за изпълнените задачи.
Не забравяйте да отделите време, за да обсъдите задачите на всеки екип, колкото по-наясно са съв своите задължения, толкова те ще се чувстват по-уверени в себе си.
Не забравяйте и да следите процеса на работа на всеки екип, “полицейският екип” , може да разпределятя всяка седмица различен човек от екипа да следи за развитието на процеса- така всички ще се чувстват значими и ще могат да поемат “лидерския” пост поне за седмица.
Колкото по-голям опит има екипа ви с Kanban и с процеса на работа, работата
ще бъде по-систематизирана и ще се извършва за отрицателно време.
Ако все пак имате интерес и необходимост, ето 3 от най-известните Kanban софтуера.
– https://kanbanize.com/ – българска Kanban платформа , която може да поркрепите
Електронните версии са все по- популярни освен в бизнеса, то и за лични задачи.
Ето и някои от предимствата
- по-лесно управление на проекти, може да въведете нива за достъп, така че всеки от екипа да има достъп до определен набор от данни
- известия- може да получавате и по имейл за наближаващи срокове
- поддържа множесто диаграми и графики
- възможност за персонализиране на картите, така че да не става объркване коя задача за кого е предназначена
- по-лесно проследяване на активността на всеки от участниците
- достъп от всякъде и по всяко време – не е нужно да сте в офиса, за да проверите до къде сте стигнали със задачите си
